10 Dicas para poupar… na empresa

Na hora de reduzir custos na sua empresa, todos os cêntimos contam. É nesta altura que surge a oportunidade perfeita para reavaliar se todos os gastos do seu negócio estão a ser geridos da forma mais eficaz. A verdade é que uma gestão mais dispendiosa não é, de todo, sinónimo de maior sucesso e pode até ditar a falência da empresa.

Serviços imprescindíveis para o funcionamento da sua empresa – consultoria, contabilidade, revisão oficial de contas, construção e manutenção de ‘sites’, gestão de redes sociais, ‘software’ de facturação e gestão empresarial, comunicação e marketing – implicam custos elevados que irão pesar no orçamento e até pôr em risco o seu equilíbrio financeiro. Para evitar este cenário, as empresas devem adoptar uma estratégia que promova a procura constante de pequenas poupanças. Com um bom plano de redução de custos, a poupança empresarial pode mesmo variar entre 25 e 35% dos custos gerais. Conheça as 10 dicas para racionalizar os custos de funcionamento no dia-a-dia da sua organização.

1. Aposte em estratégias alternativas de publicidade e marketing

Se o seu orçamento publicitário é modesto e não prevê investimentos em grandes acções promocionais, uma das estratégias possíveis passa por marcar presença em eventos de grande dimensão organizados por marcas parceiras. Da mesma forma, aposte numa presença sólida da sua empresa nas redes sociais; promova a publicidade boca-a-boca, transformando os clientes em embaixadores da marca; fortaleça a sua marca a nível local, na comunidade em que a empresa está envolvida; promova actividades externas, como passeios pedestres ou de bicicleta onde a marca pode estar visível; e faça campanhas de marketing por e-mail.

2. Incentive os colaboradores a desenvolverem projectos internos

Imagine que pretende desenvolver um projecto na sua empresa, mas é demasiado dispendioso subcontratar serviços especializados para o desenvolver. Em alternativa, poderá desafiar os seus colaboradores a apresentarem propostas a nível interno para o desenvolvimento dessa tarefa específica. Mais do que uma forma de cortar custos, esta promoção do intra-empreendedorismo ("empreendorismo corporativo") tem como objectivo aumentar a motivação das pessoas e favorecer o alcance de resultados positivos, concretos e mensuráveis na produtividade e na inovação.

3. Utilize programas informáticos gratuitos

Para reduzir custos e evitar fazer um grande investimento em licenças de utilização, os 'softwares open source' (de uso livre) que estão disponíveis de forma gratuita na internet podem ser uma boa opção. Um dos mais conhecidos é o Open Office, que inclui um editor de texto e também um editor de dados numéricos, entre outras ferramentas ligadas à produtividade. Além disso existem também antivírus, editores de imagem ou sistemas operativos, todos em regime de ‘freeware’ que pode utilizar na sua empresa para reduzir os custos com ‘software’ informático.

4. Reduza o consumo de energia e outros gastos gerais

Uma das facturas mais pesadas que as empresas enfrentam é precisamente o gasto com electricidade. Para evitar desperdícios de energia, a Entidade Reguladora dos Serviços Energéticos (ERSE) sugere uma aposta em soluções alternativas como o uso de lâmpadas fluorescentes em vez de incandescentes, equipamentos com uma elevada eficiência energética, desligar os carregadores de telemóveis, computadores portáteis e ‘tablets’, optar por estores que permitam manter uma temperatura amena e evitar custos excessivos com ar condicionado ou aquecedores. É possível também cortar nos elevados gastos com deslocações e viagens de negócio com a promoção de reuniões em teleconferência, por exemplo.

5. Recrute as pessoas certas para os lugares certos

A ideia é adoptar uma política de recrutamento exigente e rigorosa, e dessa forma seleccionar, de facto, os colaboradores mais adequados às necessidades da empresa. Embora exijam um maior investimento, os recursos humanos mais qualificados e tecnicamente especializados permitem, a longo prazo, ganhos de produtividade, eficiência e qualidade. Neste sentido, acabam por amortizar o investimento e promover a racionalização financeira da empresa.

6. Opte por programas de facturação ‘low cost’

A somar à obrigação de emitir factura em todas as transmissões de bens ou prestações de serviços, passou também a ser obrigatório investir num programa de facturação devidamente certificado e aprovado pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Neste contexto, começaram a surgir alguns programas de facturação com valores mais competitivos, que até vão além da simples emissão de facturas, permitindo, por exemplo, a gestão de clientes e de ‘stocks’.

7. Simplifique os seus produtos e serviços

No início da sua actividade, muitas empresas começam por apostar em produtos e serviços mais básicos, que exigem menores custos de produção e manutenção, com preços mais competitivos e melhores resultados de vendas. Mas à medida que o negócio evolui, a tendência é para desenvolver produtos e serviços cada vez mais complexos e mais caros, que exigem recursos humanos e financeiros muito maiores e mais penalizadores para as contas da empresa. Aposte por isso na simplicidade, com produtos mais fáceis de produzir e de vender.

8. Entre em negociações com os seus fornecedores

Se quer melhorar as condições do negócio, comece por negociar o nível dos prazos de pagamento junto dos seus fornecedores. Opte por contractos de aquisição a longo prazo, que permitem beneficiar de melhores condições. Fixe previamente os preços e os prazos de pagamento, salvaguarde as garantias de reembolso no caso de falhas no fornecimento e obtenha descontos de quantidade. Além disso, estabeleça trocas de serviços ou produtos e parcerias com outras empresas.

9. Faça uma revisão ao seu plano de financiamento

Tente perceber se está a usufruir dos produtos e serviços bancários mais adequados à sua empresa e com os preços mais competitivos. Verifique os detalhes dos contratos de crédito, nomeadamente no que diz respeito a taxas e comissões. Procure alternativas ao financiamento tradicional, como o capital de risco, os ‘business angels’ ou mesmo o mercado de capitais. Privilegie o ‘leasing’ à compra de equipamento, como material de escritório, sistemas informáticos, mobiliário, frota automóvel, entre outros.

10. Desenvolva um plano de prevenção e controlo de custos

Olhe de forma honesta para as contas da sua empresa e aplique cortes cirúrgicos nas áreas que estão fora dos 20% de actividade que geram pelo menos 80% dos lucros. Para isso terá de ser rigoroso, o que passa pela obrigatoriedade de uma autorização superior para qualquer aquisição para a empresa, pela adopção de regras rígidas no uso de economato, pela introdução de planos de poupança energética, pela racionalização dos gastos com material informático, pela implementação de sistemas de gestão da qualidade e pela prevalência das comunicações ‘online’ dentro das organizações.