Cinco dicas para evitar mal entendidos nos emails profissionais

Precisa de escrever um mail a um cliente, a um fornecedor ou mesmo a um colaborador, mas não sabe como começar? Não se preocupe. A dificuldade em encontrar as palavras certas não é só sua. A transmissão de uma mensagem por escrito nem sempre é fácil e frequentemente dá lugar a interpretações incorretas. Foi exatamente com o objetivo de evitar mal entendidos nos mails que a Harvard Business Review publicou algumas dicas para facilitar a vida dos profissionais na hora de escrever um email para as chefias, colegas, clientes e fornecedores.

1. Coloque-se no lugar do leitor 
É preciso compreender o que influencia a interpretação de um e-mail. Segundo Andrew Brodsky, instrutor do curso de negociação na Harvard University Extension School, as pessoas colocam as suas próprias expectativas emocionais na forma como lêem as mensagens, independentemente, da intenção de quem envia. Antes de clicar “enviar”, lembre-se da personalidade, hierarquia e tipo de relação que tem com o destinatário. Evite más interpretações antes mesmo de elas acontecerem.

2. Imite o estilo de quem o lê
O seu destinatário escreve de forma formal? Ou envia vários símbolos de sorrisos no corpo do texto? Para o autor, é importante que estude e copie o estilo do recetor, de forma a aproximar-se mais do seu género de escrita. Usar as mesmas palavras ou expressões traz proximidade. Segundo um estudo, o recurso a esta prática melhorou em 30% o resultado de negociações por escrito.

3. Seja objetivo
Para evitar constrangimentos, seja claro e direto. Para Brodsky é importante que seja explícito quanto às suas emoções para evitar lapsos de entendimento. Se quer chamar à atenção um colaborador, faça-o objetivamente. Segundo o autor, “se andar à volta da questão, com palavras mais atenciosas”, o funcionário pode não entender como uma crítica e continuará a cometer o mesmo erro.

4. Gralhas podem dar um ar mais humano de si
A teoria é surpreendente e pode até ser um pouco polémica. Segundo o instrutor do curso de negociação na Harvard University Extension School pequenos erros de digitação no seu e-mail podem dar um tom mais genuíno à mensagem. Especialmente nos casos em que o remetente desempenha cargos de liderança. Cometer pequenos erros ocasionalmente pode até mesmo ajudá-lo a parecer mais acessível.

5. Indique quem é
Mostrar o seu lado pessoal e humano traz familiaridade e confiança ao diálogo. Pesquisadores de Stanford e da Northwestern University analisaram negociações feitas por e-mail e chegaram à conclusão que as conversas que começavam “mais informais” tinham resultados mais positivos.
 
Fonte: Saldopositivo.cgd.pt